Was im Formular nicht fehlen darf
Oben gehören Datum, vollständige Bezeichnungen der Wohnung und die Namen der beteiligten Personen hinein. Bei Strom, Gas, Wasser oder Wärme werden nicht nur die Stände, sondern auch die jeweiligen Zählernummern notiert. So lässt sich später erkennen, ob ein Wert zum richtigen Gerät gehört. Ebenso wichtig ist eine genaue Schlüsselzählung: Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Stellplatz, Nebenräume und weitere Schlüssel werden einzeln bezeichnet. Neben dem Vordruck der Verwaltung führt Muster-Schreiben zu demselben ausgefüllten Protokoll mit Zählernummer, Stand und Schlüsselzahl. Unklare Begriffe wie „alles in Ordnung“ sind wenig belastbar, wenn später über eine Tür, Wand oder Armatur gestritten wird.
Raum für Raum statt pauschal
Mängel gehören dorthin, wo sie sichtbar sind, und nicht nur in ein allgemeines Bemerkungsfeld. Beschreiben Sie eine beschädigte Fliese mit ihrer Lage, einen Kratzer an einer Tür mit Höhe und Seite oder eine feuchte Stelle an der Wand mit Ausdehnung und auffälliger Färbung. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen vorhandenem Gebrauchszustand, neu entdecktem Schaden und noch zu erledigender Arbeit. Ein loses Teil, ein fehlender Abdeckrahmen oder ein nicht funktionierender Rollladen sollte mit dem konkreten Raum und, soweit möglich, mit einer kurzen Vereinbarung zum weiteren Umgang erscheinen.
Fotos brauchen einen Bezug
Ein Bild allein beweist nicht zuverlässig, wann, wo und unter welchen Umständen es aufgenommen wurde. Fotografieren Sie deshalb nicht nur die auffällige Stelle, sondern auch einen weiteren Ausschnitt des Raums. Im Protokoll sollte stehen, zu welchem Eintrag die Aufnahme gehört, etwa „Bad, Wand neben dem Waschbecken, Bild drei“. Bei Zählern sind Anzeige und Zählernummer gemeinsam sinnvoll. Die Bilddateien sollten unverändert aufbewahrt werden. Fehlt der Bezug zwischen Aufnahme und Eintrag, bleibt auch ein scharfes Foto angreifbar, weil sich seine Zuordnung später nicht sicher nachvollziehen lässt.
Abweichungen gehören auf das Papier
Eine Unterschrift bedeutet nicht, dass beide Seiten jede Beschreibung oder Bewertung teilen müssen. Wer einen Eintrag anders sieht, sollte die abweichende Auffassung unmittelbar im Protokoll festhalten. Dafür eignen sich kurze, sachliche Sätze: Eine Partei hält den Kratzer für neu, die andere für bereits vorhanden; ein Zählerstand wird abweichend abgelesen; die Zahl der übergebenen Schlüssel ist streitig. Ein bloßes „unter Vorbehalt“ ohne Erklärung lässt offen, worauf sich der Vorbehalt bezieht. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen müssen von beiden Seiten erkannt und mitgezeichnet werden.
Die kurze Prüfliste für den Termin
- Datum, Wohnung und beteiligte Personen sind richtig bezeichnet.
- Jeder Zähler ist mit Nummer und abgelesenem Stand erfasst.
- Schlüssel sind nach ihrer Funktion gezählt und benannt.
- Mängel stehen mit Raum, Lage und sichtbarer Ausprägung im Protokoll.
- Fotos lassen sich einzelnen Einträgen eindeutig zuordnen.
- Abweichende Auffassungen stehen im Dokument selbst.
- Beide Seiten haben den vollständigen Inhalt gelesen und unterschrieben.
Wann das Protokoll nicht genügt
Bei Schimmelverdacht, erheblichen Wasserschäden, Sicherheitsmängeln, einem ungeklärten Umbau oder hohen finanziellen Forderungen ist ein Übergabeprotokoll nur ein Teil der Unterlagen. Auch wenn eine Seite die Unterschrift verweigert, nachträglich Einträge ändern will oder eine Vereinbarung über die Beseitigung eines Mangels nicht eindeutig formuliert werden kann, sollte die Frage nicht durch ein hastiges Dokument entschieden werden. Dann kommen eine Verbraucherzentrale, ein Mieterverein, eine Gewerkschaft oder eine anwaltliche Rechtsberatung als nächste Anlaufstelle in Betracht.
